Datenschutzerklärung der Schneider Umweltservice AG für Mitarbeitende

1. Einführung

Die Schneider Umweltservice AG (nachstehend auch «wir», «uns»), informiert im Rahmen dieser Datenschutzerklärung über die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung deiner Daten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung bezeichnet der Begriff Mitarbeitende die folgenden Personen

  • aktuelle und ehemalige Mitarbeitende, unabhängig davon, ob es sich um Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigte bzw. um befristet oder fest angestellte Mitarbeitende handelt;
  • Personen im Ruhestand; («Pensionierte»)
  • derzeitige und ehemalige Mitglieder des Verwaltungsrats;
  • aktuelle und frühere Dienstleister, wenn und soweit sie in die Organisation
    eingegliedert wurden

Mit unseren Mitarbeitenden kommunizieren wir in der Du-Form. Diese Datenschutzerklärung wird auch in dieser Form geführt. Alle verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unseren allgemeine Datenschutzerklärung, ersichtlich auf unserer Homepage. Wir verwenden den Begriff «Daten» gleichbedeutend mit «Personendaten» und «personenbezogenen Daten».

Weitere Informationen über unsere Bearbeitung von deinen Daten können in separaten Verträgen, Arbeitsbedingungen, Dokumenten, Weisungen und Richtlinien enthalten sein.

 

2. Verantwortlicher für die Datenbearbeitung

Verantwortlich für die Bearbeitung deiner Daten nach dieser Datenschutzerklärung ist:

Schneider Umweltservice AG
Seestrasse 1037
8706 Meilen

Wenn du Fragen zum Datenschutz hast, kannst du uns unter datenschutz@umweltservice.ch jederzeit kontaktieren.

 

3. Kategorien von Personendaten, die wir bearbeiten

In der Regel erheben wir deine Daten direkt von dir. Wir können deine Daten jedoch auch aus anderen Quellen erheben (z.B. öffentlich zugängliche Quellen, frühere Arbeitgebende, beruflich orientierte soziale Netzwerke wie LinkedIn, Jobbörsen, Online-Portale, Behörden (z.B. Strafregister)), soweit dies für deine Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, es sei denn, du hast einer anderen Bearbeitung gesondert zugestimmt.

Wenn du uns Informationen über andere Personen, z.B. von Familienmitgliedern, Arbeitskollegen oder ehemaligen Arbeitgebenden, zur Verfügung stellst, gehen wir davon aus, dass du dazu berechtigt bist und dass diese Daten korrekt sind. Bitte sorge dafür, dass diese Dritten über unsere Datenbearbeitung informiert werden. Du kannst ihnen dazu gerne ein Exemplar dieser Datenschutzerklärung zukommen lassen.

Wir erheben und bearbeiten insbesondere folgende Kategorien von Daten von dir, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist:

  • Kontaktinformationen und andere Informationen im Zusammenhang mit der Durchführung deines Arbeitsverhältnisses
    • z.B. Vor- und Nachname, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse,Alter, Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand, Namen von Familienangehörigen, Anzahl der Kinder, Angaben zu etwaigen Notfallkontakten, Foto, Staatsangehörigkeit, Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen, Militärstatus, Angaben zu Reisepass und Personalausweis, Angaben zu Vorstrafen, Stellenbeschreibung, Ein- und Austrittsdatum, Position, Vorgesetzte, Arbeitsvertrag, Personalnummer, Korrespondenz mit Mitarbeitenden, Dienstreisedaten, Arbeitszeiten und Arbeitsleistung, Geschäftskontakte, Mitgliedschaften und Vertretungen in Verbänden und anderen Organisationen und Gremien, Urlaubs- und Krankheitstage, ärztliche Atteste, Angaben zu besonderen gesundheitlichen, religiösen und sonstigen Bedürfnissen im Zusammenhang mit der Anstellung, ggf. gewerkschaftliche Informationen, Telefonate und sonstige Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Kommunikationssystemen, Login-Daten und sonstige Informationen unserer Systeme, Informationen zu Zugangskontrollsystemen und deren Aufzeichnungen (Logs) etc.;
  • Informationen zu Ausbildung, Weiterbildung und Qualifikationen
    • z.B. Ausbildungs- und Abschlusszeugnisse, Referenzen und Zwischenzeugnisse, Lebenslauf, weitere Bewerbungsunterlagen, Ziel- und Leistungsvereinbarungen, Mitarbeiterbeurteilungen etc.;
  • Finanzdaten
    • z.B. Lohnangaben, Bankverbindungen, Basissalär, Salärabzüge, etwaige Boni und sonstige Vergütungen, Spesen, Kontoauszüge usw.
  • Geschäftsdokumente, die Rückschlüsse auf die Mitarbeitenden zulassen
    • z.B. über die E-Mail-Adresse empfangene oder gesendete (private) E-Mails, Protokolle, Berichte, Formulare, Memos, Verträge, Präsentationen und andere Dokumente usw.;
  • Fotos, Video- und Audioaufnahmen
    • z.B. von Veranstaltungen, Audio-/Videokonferenzen und -sitzungen, für das Intranet oder die Website oder zu Sicherheits- und Beweiszwecken oder für Schulungen und die Qualitätssicherung (zusammen: Aufzeichnungen). Fotos, Video- und Audioaufnahmen zu Werbezwecken.
  • Fahrzeugdaten
    • z.B. Route/Standort, Fahrstrecke, Geschwindigkeit, Uhrzeit, Fahrverhalten, Bremsvorgänge etc. Diese werden live im ERP erfasst und/oder in einem Fahrzeugeigenen Portal.

Die Schneider Umweltservice AG bearbeitet auch besonders schützenswerte Personendaten (z.B. wenn solche Angaben in Bezug auf den Arbeitsplatz, -ort oder -einsatz zu berücksichtigen sind), sofern und soweit dies erforderlich und nach geltendem Recht zulässig ist.

Du bist nicht verpflichtet, uns deine Personendaten mitzuteilen. Es kann jedoch sein, dass wir das Arbeitsverhältnis ohne bestimmte Informationen, wie z.B. deine Sozialversicherungsnummer usw., nicht fortsetzen können.

 

Zwecke, für die wir deine Personendaten bearbeiten

Wir bearbeiten deine Personendaten grundsätzlich nur soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder dies für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

Insbesondere können wir deine Daten für die folgenden Zwecke bearbeiten:

  • Durchführung des Arbeitsverhältnisses und der damit zusammenhängenden Pflichten
    • z.B. Lohnabrechnung, Ermittlung der Arbeitszeit und der Arbeitsleistung, Einholung und Ausstellung von Referenzen sowie Arbeits- und Zwischenzeugnissen, Beurteilung von Qualifikationen, Disziplinarmass- nahmen, Abschluss und Verwaltung von Versicherungen, Meldungen an Behörden, Identifizierung und Authentifizierung im Rahmen von Zugangskontrollen, Entlassungen usw.;
  • Personaladministration
    • z.B. Beantragung von Kinderzulagen, Abwesenheits- und Urlaubsmeldungen, Unfall- und Krankmeldungen, Lohnabrechnungen und Zahlungen, Ein- und Austrittsformalitäten und -verfahren usw.;
  • Bereitstellung von Inhalten für Intranet, FamilyApp, E-Learning,und Mitarbeiterportal (Rexx)
    • z.B. Mitarbeiterverzeichnisse, E-Mailadressen, Fotos und Personalinformationen;
  • Bereitstellung von Inhalten für Internet und Soziale Medien
    • z.B. Fotos und Personalinformationen etc. nach Absprache mit dir
  • Darstellung und Angabe von Ansprechpartnern
    • z.B. bei Kundenveranstaltungen, in Stellenanzeigen, sozialen Netzwerken, etc;
  • Sicherheitszwecke und Sicherstellung des Geschäftsbetriebs
    • z.B. Arbeitsplatzsicherheit, Gebäudesicherheit einschliesslich Zugangskontrollen, Sicherheit der IT-Systeme, Schutz unserer Daten, Geheimnisse und Vermögenswerte, Sicherheitsaudits, Videoüberwachung (z.B. von Sammelstellen) etc.;
  • Überwachung, Ermittlungen und Gerichtsverfahren
    • z.B. Klärung eines möglichen Fehlverhaltens des Mitarbeitenden oder anderer Mitarbeitenden, im Rahmen gesetzlicher und sonstiger Vorschriften und interner Regelungen, Mitwirkung an Ermittlungen und Verfahren, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, etc.;
  • Geschäftsbezogene Gründe
    • z.B. Verkauf oder Kauf von Gesellschaften oder Gesellschaftsteilen und andere Unternehmenstransaktionen;
  • Veranstaltungen, Konferenzen, Meetings
    • z.B. Teilnahme an Veranstaltungen und in Verbänden, Organisationen und anderen Gremien, Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen, Audio-/Videokonferenzen und Meetings, Aufzeichnungen solcher Veranstaltungen für interne oder externe Zwecke sowie deren Veröffentlichung, z.B. im Internet;
  • Sonstige Zwecke
    • z.B. Nutzung und Verwertung von Arbeitsleistungen und Arbeitsprodukten, Organisation von Geschäftsreisen, Aktivitäten im Zusammenhang mit Geburtstagen, Jubiläen usw., Nutzung von Vergünstigungen und Angeboten für Mitarbeitende, Abrechnung von Leistungen Dritter, auf die der Mitarbeitende zurückgreift (z.B. Mobiltelefonie, usw.);

Wenn wir deine Daten für andere als die oben genannten Zwecke bearbeiten, informieren wir dich im Voraus über diese Bearbeitung und bitten dich gegebenenfalls um deine Zustimmung.

 

Rechtliche Grundlagen

Wir können deine Daten auf der folgenden Rechtsgrundlage bearbeiten, wenn eine Rechtsgrundlage nach geltendem Recht erforderlich ist:

  • die Bearbeitung ist erforderlich für den Abschluss und die Durchführung des Arbeitsverhältnisses, auch zu Zwecken des Gesundheitsschutzes oder der Beurteilung der Arbeitsfähigkeit sowie des Background-Checks (soweit erforderlich und nach geltendem Recht zulässig);
  • die Bearbeitung ist für die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich;
  • die Bearbeitung ist für die Ausübung von Rechten erforderlich, die sich aus dem Arbeitsrecht oder dem Recht der Sozialversicherungen ergeben;
  • die Bearbeitung erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung. Bearbeiten wir z.B. besonders schützenswerte Personendaten (z.B. Gesundheitsdaten), so gehen wir insoweit von deiner Einwilligung aus, wenn du uns solche Daten (z.B. im Rahmen einer Bewerbung oder im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses) übermitteln oder zur Verfügung stellst.
  • Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich, z.B. Schutz weiterer Mitarbeitenden und Schutz unserer Daten, Geheimnisse und Vermögenswerte, Sicherheit der Systeme und Gebäude; Organisation des Geschäftsbetriebs; Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unserer internen Regelungen; Verhinderung von Ordnungswidrigkeiten und Straftaten sowie Ermittlungen im Zusammenhang mit Vergehen und sonstigem Fehlverhalten; Bearbeitung von Klagen und Ansprüchen gegen uns; Beteiligung an Gerichtsverfahren und allgemein die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; Background Checks; Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen; Corporate Governance; Verkauf oder Kauf von Betrieben, Gesellschaften oder Gesellschaftsteilen und sonstige Unternehmenstransaktionen; Dokumentation von Teamaktivitäten und Unternehmensveranstaltungen etc..

 

Weitergabe deiner Daten

Wir können deine Daten an andere Empfänger weitergeben, soweit dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, gegebenenfalls mit deiner gesonderten Zustimmung.

  • Potenzielle neue Arbeitgebende, Vermietende (Temporäre) und andere Dritte, denen wir Informationen über dich zur Verfügung stellen (z. B. Referenzinformationen an neue Arbeitgebende, Vermietende, Headhunter oder andere Dritte auf deinen Wunsch oder mit deiner Zustimmung);
  • Anbieter unabhängiger Dienstleistungen wie Postdienstleister, Banken, (Kranken-) Versicherungen, Berater, Reisebüros, Transportunternehmen, Kreditkartenunternehmen usw.;
  • Dienstleistende, die die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Anweisungen bearbeiten, wie z.B. interne oder externe IT-Dienstleister, Personalvermittlungsagenturen;
  • Händler, Lieferanten, Kunden und andere Dienstleistende oder Geschäftspartner, die im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit deinen Personendaten in Berührung kommen;
  • Behörden;
  • Industrieorganisationen, Verbände und andere Einrichtungen;
  • Erwerber oder am Erwerb von Geschäften, Unternehmen oder Vermögenswerten interessierte Parteien;
  • die Öffentlichkeit, z.B. Besucher unserer Website und Profile auf Social-Media-Plattformen.

 

Übermittlung ins Ausland

Solche Dritte befinden sich grundsätzlich in der Schweiz sowie im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). Solche Dritte können sich aber auch in sonstigen Staaten und Ländern befinden, sofern deren Datenschutzrecht nach Einschätzung des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einen angemessenen Datenschutz gewährleistet, oder wenn aus anderen Gründen, wie beispielsweise durch eine entsprechende vertragliche Vereinbarung, insbesondere auf Grundlage von Standardvertragsklauseln, oder durch eine entsprechende Zertifizierung, ein angemessener Datenschutz gewährleistet ist. Ausnahmsweise kann sich ein solcher Dritter in einem Land ohne angemessenen Datenschutz befinden (bspw. USA oder China), sofern dafür die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen wie beispielsweise die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person erfüllt werden.

 

Datensicherheit

Wir ergreifen geeignete organisatorische und technische Massnahmen, um zu verhindern, dass deine Daten versehentlich verloren gehen, unbefugt genutzt oder abgerufen, verändert oder offengelegt werden. Dennoch können wir und deine Daten Opfer von Cyberangriffen, Cyberkriminalität, wie Brute-Force-Angriffen, Hackerangriffen und anderen betrügerischen und böswilligen Aktivitäten werden, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf Viren, Betrug, Fehlfunktionen und Unterbrechungen, die ausserhalb unserer Kontrolle und Verantwortung liegen.

 

Automatisierte Einzelentscheidungen

Automatisierte Einzelentscheidungen sind Entscheidungen, die ausschliesslich auf der Grundlage einer automatisierten Bearbeitung, d.h. ohne menschliches Zutun, getroffen werden und die rechtlichen Auswirkungen für die betroffene Person haben oder die betroffene Person erheblich beeinträchtigen. In der Regel werden wir keine automatisierten Einzelentscheidungen treffen, sollten wir dies jedoch tun, werden wir dich gesondert darüber informieren. In diesem Fall hast du das Recht, deine Meinung zu äussern und eine Überprüfung der Entscheidung durch eine natürliche Person zu verlangen.

 

Aufbewahrung und Speicherung von Daten

Im Zusammenhang mit deinem Arbeitsverhältnis speichern wir die Personendaten für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und in der Regel für 10 Jahre nach dessen Beendigung. Ausnahmen gelten, wenn eine längere Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, wenn die Speicherung aus Beweisgründen notwendig ist oder wenn ein anderer aussergewöhnlicher Grund nach geltendem Recht vorliegt. Ausnahmen gelten auch, wenn eine frühere Löschung oder Anonymisierung angezeigt ist, z.B. weil wir die Daten nicht mehr benötigen oder zur Löschung oder Anonymisierung verpflichtet sind.

 

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit nach eigenem Ermessen geändert und aktualisiert werden, beispielsweise aufgrund geänderter gesetzlicher Bestimmungen.

Es gilt jeweils die aktuelle Version, die auf dem Family App verfügbar ist.